1. Inleiding

Pro.Fit B.V. ondersteunt organisaties in vraagstukken rondom duurzame inzetbaarheid. Dit doen wij (onder andere) door het leveren van bedrijfsartsen en organisatieadviseurs. In het kader van deze werkzaamheden verwerkt Pro.Fit B.V. persoonsgegevens. Hierbij valt te denken aan het verwerken van gezondheidsgegevens door bedrijfsartsen en het verwerken van gegevens over arbeidsprestaties door organisatieadviseurs. Pro.Fit B.V. streeft ernaar om in haar werkzaamheden zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens. Dit doen wij (onder andere) door gebruik te maken van beveiligde gegevensopslag en een versleutelde e-mailomgeving.

Afhankelijk van uw relatie met Pro.Fit B.V., worden uw persoonsgegevens verwerkt in een specifieke gegevensverwerking. Pro.Fit B.V. is hierbij de verwerkingsverantwoordelijke, wat inhoudt dat zij de eindverantwoordelijke is voor de gegevensbescherming en voor het beperken van privacyrisico’s voor alle mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt.

In de rest van dit privacybeleid lichten wij u per gegevensverwerking toe welke persoonsgegevens wij van u verwerken, met welk doel wij deze verwerking uitvoeren en wat de wettelijke grondslag van de verwerking is. Ook lichten wij (indien van toepassing) per gegevensverwerking toe welke technische en organisatorische maatregelen Pro.Fit B.V. neemt om uw gegevens zo zorgvuldig mogelijk te beschermen. Met uitzondering van de verwerking persoonsgegevens van cliënten, geldt voor alle gegevensverwerkingen dat de verwerkte gegevens enkel door én binnen Pro.Fit B.V. worden verwerkt. In paragraaf 2, over de toelichting van de persoonsgegevens van cliënten, leggen wij u verder uit wie er toegang heeft tot de deze specifieke gegevens. Tot slot leggen wij u uit welke rechten u als betrokkene heeft.

2. Persoonsgegevens van cliënten

Pro.Fit B.V. ondersteunt organisaties bij het omgaan met inzetbaarheidsproblemen en begeleiding van ziekteverzuim voor ziekgemelde medewerkers. Dit doen wij onder andere door het leveren van bedrijfsartsen. Onze bedrijfsartsen hebben dagelijks afspraken met medewerkers van de organisaties die klant zijn van Pro.Fit B.V. Tijdens deze afspraken worden persoonsgegevens van cliënten verwerkt. Het gaat hierbij om NAW-gegevens, geboortedata, Burgerservicenummers, telefoonnummers, gegevens over de arbeidsprestaties (zoals het aantal gewerkte uren, de functie), gezondheidsgegevens (zoals brieven van specialisten en spreekuuraantekeningen van de bedrijfsarts).

Onze bedrijfsartsen verwerken de genoemde gegevens omdat zij in hun hoedanigheid als arts deze gegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te oefenen (onder andere het begeleiden van niet- of niet volledig 2 inzetbare medewerkers). Daarnaast verwerken onze bedrijfsartsen de genoemde gegevens om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen rondom verzuimbegeleiding (WVP, SUVI) en bedrijfsgezondheidszorg (Arbowet, WGBO). Om uw privacy zo goed mogelijk te waarborgen en uw gegevens zo zorgvuldig mogelijk te beschermen, werken onze bedrijfsartsen met het systeem IrisArbo. Dit systeem biedt een beveiligde omgeving, waar alleen de betreffende bedrijfsarts toegang tot de persoonsgegevens van cliënten heeft. Naast onze bedrijfsartsen heeft ook IrisArbo toegang tot de persoonsgegevens van cliënten. Pro.Fit B.V. heeft mede hierom een verwerkersovereenkomst met IrisArbo afgesloten, waarbij beide partijen verklaren volgens de AVG-normen te werken om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen en waarbij IrisArbo verklaart in principe geen gebruik te maken van toegang tot de persoonsgegevens van cliënten (met uitzondering van eventuele wettelijke verplichtingen). Pro.Fit B.V. doet er dus alles aan om uw gegevens te beschermen. Mocht er desondanks toch een data-lek plaatsvinden, lichten wij u binnen 72 uur in en stellen wij alles in het werk om de schade voor de betreffende cliënten te beperken.

De bedrijfsartsen van Pro.Fit B.V. maken ook gebruik van systemen waarvoor de klantorganisatie overeenkomsten is aangegaan zoals RAET Verzuimmanager of Verzuimsignaal van Unit 4. In dat geval heeft de klantorganisatie de verwerkersovereenkomst met deze partijen en ziet Pro.Fit B.V. toe op de specifieke gegevens waarvan Pro.Fit B.V. gebruiker is.

Onze bedrijfsartsen volgen de wettelijke bepalingen voor het bewaren van persoonsgegevens van cliënten. Dit betekent dat gegevens van cliënten na het laatste contact 15 jaar worden bewaard. Voor specifieke groepen wijkt deze wettelijke bewaartermijn af: voor asbestwerkers geldt een bewaartermijn van 35 jaar en voor radiologisch medewerkers geldt een bewaartermijn van 30 jaar.

Omdat onze bedrijfsartsen moeten voldoen aan de wettelijke bepalingen rondom verzuim en bedrijfsgezondheid, verstrekken wij ook persoonsgegevens van cliënten aan het UWV. Dit doen wij enkel wanneer dit noodzakelijk is en om hiermee de wettelijke verplichtingen na te leven. Ook bij deze gegevensverwerking doen wij ons best om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen. Daarnaast leveren wij ook, volgens de verplichting van de Arbowet, alle gezondheidsgegevens geanonimiseerd aan bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten.

Tot slot werkt Pro.Fit B.V. met een beveiligde e-mailomgeving, waarbij e-mailberichten versleuteld worden verstuurd. Dit doen wij om onze interne communicatie, waarbij ook persoonsgegevens van cliënten worden verwerkt, zo veilig mogelijk te laten verlopen.

3. Persoonsgegevens van klanten en leveranciers

Om haar klanten optimaal van dienst te zijn, verwerkt Pro.Fit B.V. persoonsgegevens van contactpersonen binnen deze organisaties. Het gaat hier om contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres, van managers en HR-medewerkers. Deze gegevens worden gedurende de looptijd van het contract tussen Pro.Fit B.V. en de betreffende klantorganisatie gebruikt om de afgesproken diensten te kunnen leveren. Te denken valt aan het adviseren 3 en coachen van managers van de betreffende klantorganisatie door één van onze organisatieadviseurs. Deze persoonsgegevens worden na afloop van het contract verwijderd.

Naast klanten, heeft Pro.Fit B.V. ook contacten en contracten met leveranciers. Hierbij valt te denken aan organisaties die ZZP’ers leveren om namens Pro.Fit B.V. opdrachten uit te voeren. Pro.Fit B.V. verwerkt hierbij enkel contactgegevens als e-mailadressen en telefoonnummers van contactpersonen binnen de betreffende leverancier. Deze persoonsgegevens worden na afloop van het contract verwijderd.

4. Persoonsgegevens van prospects

Van tijd tot tijd komen wij in contact met nieuwe klanten en partners. Op zo’n moment verwerken wij persoonsgegevens van de betreffende contactpersonen binnen deze organisaties. Het gaat hier uitsluitend om contactgegevens als telefoonnummer, e-mailadres en (openbare) informatie van LinkedIn-pagina’s. Deze gegevens worden eenmalig gebruikt in het acquisitietraject en worden niet permanent opgeslagen.

5. Persoonsgegevens van hulpverleners

Onze bedrijfsartsen verwijzen cliënten regelmatig door naar hulpverleners. Hierbij valt te denken aan een psycholoog of een sociaal werker. Op zo’n moment verwerken onze bedrijfsartsen persoonsgegevens van de betreffende hulpverlener(s). Het gaat hier echter enkel om contactgegevens, die via internet vrij te raadplegen zijn, zoals een telefoonnummer en/of e-mailadres van de betreffende hulpverlener. Deze gegevens worden eenmalig gebruikt tijdens het gesprek met de cliënt; eventuele verwijsbrieven worden in het betreffende dossier van de cliënt gearchiveerd.

6. Persoonsgegevens van bezoekers van onze website

Pro.Fit B.V. verwerkt geen persoonsgegevens van de bezoekers van haar website (www.anderskijkennaarverzuim. nl). Wél verzamelt Pro.Fit B.V. anonieme gegevens over (onder andere) het klikgedrag van bezoekers en de route waarmee bezoekers op de website belanden. Deze gegevens zijn niet traceerbaar naar personen en wij verwerken deze gegevens enkel om onze website en dienstverlening te optimaliseren (bijvoorbeeld om beter vindbaar te zijn voor bezoekers).

7. Sollicitanten

Wanneer Pro.Fit B.V. een sollicitatieprocedure start, worden persoonsgegevens van kandidaten verwerkt. Het gaat hier om NAW-gegevens, contactgegevens en Cv’s (inclusief eventuele pasfoto’s). Deze persoonsgegevens 4 verwerken wij om een onderbouwde keuze voor één van de kandidaten te maken. Uiterlijk twee weken na de sluiting van de sollicitatieprocedure worden alle verzamelde persoonsgegevens verwijderd.

8. Uw rechten als betrokkene

Bent u één van de (hierboven beschreven) betrokkenen van wij wie persoonsgegevens verzamelen? U heeft onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) de volgende mogelijkheden om voor uw rechten op te komen.

• Het recht op dataportabiliteit. U heeft het recht om Pro.Fit B.V. te verzoeken uw persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie.

• Het recht op vergetelheid. U heeft het recht om Pro.Fit B.V. te verzoeken uw gegevens te verwijderen. Let op: dit geldt niet voor persoonsgegevens van de cliënten van onze bedrijfsartsen – wij zijn wettelijk verplicht om gezondheidsgegevens van cliënten 15 jaar na afsluiting van het dossier te bewaren (uitzonderingen: voor radiologisch medewerkers 30 jaar; voor asbestwerkers 35 jaar).

• Het recht op inzage. U heeft het recht om in te zien welke persoonsgegevens Pro.Fit B.V. van u verwerkt.

• Het recht op rectificatie en aanvulling. U heeft het recht om persoonsgegevens die Pro.Fit. B.V. van u verwerkt, aan te vullen of te wijzigen.

• Het recht op beperking van de verwerking. U heeft het recht om Pro.Fit B.V. te verzoeken minder gegevens van u te laten verwerken.

• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking die Pro.Fit B.V. met uw persoonsgegevens uitvoert.

• Het recht op duidelijke informatie. U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens Pro.Fit B.V. verwerkt en wat wij met uw persoonsgegevens doen - met ons privacybeleid lichten wij u dit duidelijk toe.

Wilt u gebruik maken van een van bovenstaande rechten? Dit kunt u doen door een schriftelijk verzoek te sturen naar Pro.Fit B.V., met daarin uw verzoek en uw contactgegevens. U kunt onze adresgegevens vinden op onze website www.anderskijkennaarverzuim.nl. Wij streven er naar om zo snel mogelijk te reageren op uw verzoek.

9. Onze klachten- en geschillenregeling

Heeft u een klacht over ons? Dan kunt u gebruikmaken van onze klachten- en geschillenregeling. Deze regeling is in lijn met de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Pro.Fit B.V. is hiervoor aangesloten bij DOKh; uw klacht wordt afgehandeld door een onafhankelijke klachtenfunctionaris van DOKh. Voor meer informatie over onze klachten- en geschillenregeling, kunt u terecht op onze website www.anderskijkennaarverzuim.nl.